MODERNAS TECNOLOGIAS ; PROTOCOLO ELECTRÓNICO , FIRMA ELECTRONICAY DIGITALIZACION DE APEDICE

 

PROTOCOLO

Protocolo es el conjunto de volúmenes constituidos por folios separados, numerados progresivamente y sellados, así como su apéndice respectivo.​

 En los folios el Notario asienta, con las formalidades de Ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe.​

El apéndice es la carpeta que contiene los documentos relacionados con los instrumentos.​

Los documentos, al ser incorporados al apéndice, quedan con ello protocolizados y, en consecuencia, forman parte del instrumento.​

El Notario llevará, por cada volumen, un control de folios impreso y un respaldo electrónico del mismo que contendrá:​

 

I. Número de instrumento;​

II. Fecha de elaboración;​

III. Volumen y folios utilizados; ​

IV. Nombre de los otorgantes; y​

 V. Tipo de operación.

Por cada volumen del protocolo, el Notario llevará una carpeta denominada “apéndice”, en la que se guardarán los documentos relacionados con los instrumentos que forman parte de los mismos.​

Los documentos del apéndice se formarán ordenadamente, asentándose en la carátula que los contenga, el número del instrumento al que pertenezcan .Cada apéndice deberá tener en su parte final una certificación que contenga el número de fojas que lo integran y en la que conste que el Notario tuvo a la vista los originales, copias certificadas y, en su caso, de no requerir éstos en términos de Ley, copias simples.​

Los Notarios, al entregar el protocolo a la Dirección del Archivo de Notarías, lo acompañarán con una reproducción del control de folios impreso y en medio digital para su guarda y custodia en términos de esta Ley.​

Antes de entregar el protocolo a la Dirección del Archivo de Notarías los Notarios deberán obtener una reproducción digital o escaneo de los instrumentos de su protocolo, tal como aparezcan asentados en los testimonios, para entregarla conjuntamente con el protocolo.​

Es optativo para los Notarios reproducir digitalmente o escanear el apéndice​

El Notario debe utilizar, para el ejercicio de sus funciones, los medios electrónicos, ópticos, magnéticos o cualquier otra tecnología de conformidad con la normatividad aplicable.​

PROTOCOLO ELECTRÓNICO​

Protocolo electrónico es el conjunto de documentos y archivos electrónicos en que constan los actos y hechos jurídicos autorizados por el Notario por ese medio, así como sus apéndices y actas de apertura y cierre.​

Los instrumentos públicos redactados en soporte electrónico, conservarán ese carácter, siempre que contengan la Firma Electrónica Avanzada y Sello Electrónico necesariamente integrados con impresión digital del Notario y, en su caso de los otorgantes, obtenidas éstas de conformidad con la Ley de Gobierno Digital del Estado de Puebla y demás normatividades aplicables.​

Los instrumentos asentados en el protocolo electrónico se sujetarán a los lineamientos que expida la Secretaría General de Gobierno, previo acuerdo con el Consejo de Notarios​

FIRMA ELECTRÓNICA NOTARIAL​

PUEBLA ​

Puede utilizar su firma electrónica para autorizar cualquier acto. Al respecto, solamente debe utilizar el protocolo electrónico al hacer uso de su firma electrónica avanzada y acompañarla de su sello electrónico. Podemos fundamentar estas afirmaciones en el artículo 64 de la Ley del Notariado del Estado de Puebla.​

Su uso es obligatorio. Al respecto, el artículo 45 de la Ley del Notariado de Puebla ordena que los notarios poblanos deben de conseguir su firma electrónica avanzada y tener las herramientas tecnológicas para su utilización.​

La entidad certificadora de la firma electrónica notarial es la Secretaría de Administración del Gobierno del Estado de Puebla, en términos del artículo 39 de la Ley de Medios Electrónicos del Estado de Puebla.​

Los cuerpos normativos que fundamentan la existencia y el uso de la firma electrónica notarial son los artículos de la Ley del Notariado del Estado de Puebla, la Ley de Medios Electrónicos del Estado de Puebla, la Ley del Registro Público de la Propiedad del Estado de Puebla (en especial sus numerales 61 y 65), que permite el uso de la firma electrónica avanzada. El reglamento de la mencionada ley permite, en su numeral 89, la recepción del título inscribible tanto de manera física como electrónica. Es claro que esos títulos inscribibles electrónicos pueden ser los testimonios electrónicos que los notarios poblanos pueden expedir valiéndose de su firma y sello electrónico.​

Además de firma electrónica, debe acompañar un sello electrónico en sus actuaciones. Puede ser un exceso si la firma electrónica ya brinda una certeza; o bien, puede ser un medio para fortalecer más los documentos notariales electrónicos. Depende del punto de vista.